O chat do pregão eletrônico é uma ferramenta necessária no citidiano de qualquer licitante para que ocorra uma comunicação eficiente entre fornecedor e o pregoeiro durante o processo licitatório.
Com a atualização trazida pela Lei 14133/2021, a importância dessa ferramenta foi ainda mais reforçada, trazendo novos desafios e melhores práticas para garantir que nenhuma mensagem importante seja perdida. Perder mensagens no chat pode resultar na perda de boas oportunidades e até punições.
Porém, é impossível ficar conectado ao chat do pregão eletrônico 24 horas por dia, não é? Essa é a grande dificuldade dos licitantes. É preciso dedicar muitas horas apenas fazendo o monitoramento para não perder mensagens – e sempre existem chances de descuidos.
Para elucidar melhor essa situação, vamos conferir as melhores práticas para não perder as mensagens no chat do pregão eletrônico.
O papel do chat do pregão eletrônico
O pregão eletrônico é uma modalidade de licitação, cujo processo é completamente online, e utiliza o chat para trocas de informações e notificações, sendo o principal canal de comunicação entre o pregoeiro e os licitantes.
As mensagens podem incluir disputas de lances, notificações sobre a licitação, solicitações do pregoeiro, solicitação de documentos, apresentação de recursos, entre outras funções.
Por exemplo, após a fase de disputa, o órgão promotor da compra, após analisar a documentação e amostras (se aplicável), declara o vencedor. Neste momento, os outros licitantes podem manifestar a intenção de apresentar um recurso fundamentado, que pode alterar o resultado da licitação. A comunicação clara e eficaz entre os licitantes e o pregoeiro é essencial para a execução de uma licitação justa e transparente.
Analisados os possíveis recursos interpostos, o pregoeiro adjudica o vencedor e homologa a licitação. Porém, entre uma fase e outra podem se passar vários dias – e aí que mora o problema.
O licitante deve permanecer sempre atento. Primeiramente, durante a disputa, para os lances ofertados pelos seus concorrentes. Posteriormente nas mensagens encaminhadas pelo pregoeiro ou pelo sistema durante a realização do certame.
Além disso, a atenção também é necessária horas e dias após a disputa. Horas e dias esses indeterminados. É fundamental monitorar constantemente o chat do pregão eletrônico para consultar se há mensagens ou questionamentos enviados pelo pregoeiro, ou por qualquer outro participante.
Como funciona a comunicação entre os participantes, pregoeiro e licitante?
Toda a comunicação entre participantes, pregoeiro e órgão licitante ocorre por meio eletrônico com o uso do chat do pregão eletrônico. E isso se aplica em todo o processo da licitação – desde a etapa de lances até a conclusão do certame.
O Decreto do Pregão Eletrônico (Decreto n.º 10.024) prevê o uso do chat do pregão eletrônico na negociação da proposta e em seu julgamento e está alinhado com a NLL:
- Negociação da proposta. Encerrada a etapa de envio de lances da sessão pública, o pregoeiro deve encaminhar, pelo chat do pregão eletrônico, contraproposta ao licitante que tenha apresentado o melhor preço para ser obtida melhor proposta. Neste momento, o licitante terá um prazo de duas horas, contado da solicitação do pregoeiro no sistema, para envio da proposta e, se necessário, dos documentos complementares.
- Julgamento da proposta. Depois da etapa de negociação, o pregoeiro examinará a proposta classificada em primeiro lugar quanto à adequação ao objeto e à compatibilidade do preço em relação ao máximo estipulado para contratação no edital.
O que acontece quando um licitante não responde quando é chamado no chat?
Ignorar uma mensagem no chat do pregão eletrônico pode ter consequências negativas, incluindo a perda da licitação ou desclassificação do certame.
Infelizmente, as consequências disso podem ser bastante negativas para o licitante. Em primeiro lugar, você pode perder a chance de vencer a licitação ou ser desclassificado do certame. Mais do que isso, ainda podem ocorrer situações de penalização.
Conforme a nova Lei de Licitações, a ocorrência de infrações pelos licitantes podem acarretar seguintes penalidades:
- Advertência;
- Multa;
- Impedimento de licitar e contratar;
- Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar.
Para definir qual das sanções serão aplicadas são considerados a natureza e a gravidade da infração cometida, suas peculiaridades, as circunstâncias (que podem ser agravantes ou atenuantes) e os danos causados à administração pública. Além disso, ainda pode ser implantado ou aperfeiçoado um programa de integridade, conforme normas e orientações dos órgãos de controle.
Boas práticas para não perder mensagens no chat do pregão eletrônico
- Reconheça a importância do chat: o monitoramento constante do chat é fundamental para o sucesso nos processos de licitação.
- Faça um monitoramento constante: estar sempre atento ao chat durante e após a disputa é indispensável.
- Tenha acesso a tudo o que você precisa: mantenha todas as informações e documentos necessários à mão.
- Explore as vantagens da tecnologia: utilize uma plataforma como a Minha Effecti para automatizar o monitoramento do chat e garantir que nenhuma mensagem seja perdida.
→ Confira mais informações sobre a as penalidades neste artigo!
Ganhe eficiência com a automação do monitoramento do chat!
Você já imaginou se não precisasse mais acompanhar manualmente as mensagens nos diversos portais de compras? Isso pode se tornar realidade com a plataforma Minha Effecti!
A Minha Effecti centraliza todas as mensagens em um único ambiente e emite alerta quando sua empresa for convocada pelo pregoeiro. Desta forma você reduz as chances de perder grandes negócios e sofrer penalizações por não responder o chat.
Veja os principais benefícios da funcionalidade de Monitoramento da Minha Effecti:
- Alertas. Receba alertas visuais e sonoros sempre que a sua empresa for citada no chat dos pregões, garantindo que não perca nenhuma convocação ou prazos legais.
- Prioridades. Todas as atualizações são destacadas em diferentes cores ajudando você a focar no que realmente precisa ser resolvido primeiro.
- Mensagens. Nossa solução possui uma divisão clara entre as mensagens lidas e não lidas de uma licitação, assim você não perde tempo lendo a mesma mensagem mais de uma vez.
- Agilidade. Destacamos o nome da sua empresa e as palavras-chave encontradas nas mensagens para facilitar a localização do que realmente interessa.
- Monitoramento. Tenha a possibilidade de centralizar o monitoramento de um grupo de empresas em um único ambiente, ideal para quem presta consultoria, possui filiais ou mais empresas.
- Suporte. Possuímos canais exclusivos para atendimento de suporte, visando sempre o sucesso do seu negócio.
Como o monitoramento de chat contribui com os resultados de grandes empresas
Para a Boston Scientific o maior problema enfrentado no ramo das licitações era conseguir acompanhar todas as mensagens do pregoeiro de maneira efetiva.
Thalita Sestarolli – Especialista de Licitações na Boston, conta que todo o processo era feito de maneira manual, o que demandava muito esforço da equipe para a atividade:
“Tínhamos dificuldade em realizar o acompanhamento de todos os chats que estavam em andamento, fazíamos isso de forma manual, e precisávamos dispor de mais recursos da equipe para esta atividade.” -Thalita Sestarolli
Monitorar cada pregão em diferentes sites de licitação é uma tarefa complexa e que exige muita atenção. Estar atento a todos os chats dos pregões que a Boston participava era um dos maiores desafios enfrentados pela equipe da Thalita.
Foi a partir desta necessidade que a empresa buscou uma ferramenta de automação para organizar todo o processo e ter maior controle sobre os chats.
“Foi justamente a necessidade de ter um Monitoramento de Chat mais eficaz, de forma a otimizar o tempo que levávamos para acessar a todos os portais/chats, além de ter maior precisão na comunicação. Optamos pela Effecti pelo fato de ser a plataforma mais completa e com mais funcionalidades.” -Thalita Sestarolli
Atualmente a Boston Scientific faz uso das 4 etapas do processo licitatório que são otimizadas pela Minha Effecti. Porém a empresa destaca que o alto desempenho do Monitoramento de Chat foi fator decisivo para a implementação das demais funcionalidades.
“Utilizamos o Monitoramento de Chat, a Carga Automática de Propostas, e o Robô de Lances. O Monitoramento de Chat foi nossa primeira necessidade, e diante de seu resultado altamente positivo, decidimos implementar os demais recursos. Todos os recursos mencionados acima, otimizaram os nossos resultados operacionais e contribuíram para uma participação mais efetiva em pregões e consequentemente mais vantajosa para o mercado público.” -Thalita Sestarolli
Para a Altermed, empresa do setor de medicamentos, o monitoramento de chat também auxiliou no processo de licitação.
“O monitoramento dos chats dos portais também trazem significativa ajuda, antes tínhamos que ficar monitorando manualmente os chats dos principais processos, não conseguimos acompanhar todos, hoje temos as informações de basicamente todos, e esta informações agregam muito valor, temos muitos processos em que vencedores são inabilitados e os itens são passados para os próximos colocados, sem o monitoramento não tínhamos como acompanhar em tempo real estes repasses ou solicitações adicionais que por vezes são exigidas.” – Maicon Cordova Pereira
São 17 portais de licitações monitorados pela Minha Effecti – alcançando mais de 148 mil licitações monitoradas até o momento em 2021 e mais de 100 mil mensagens monitoradas a cada 5 minutos.
Veja quais são os portais monitorados:
- ComprasNet
- Licitações-e
- Compras Públicas
- BEC / Imprensa Oficial / Pregão SP
- Siga Rio de Janeiro
- Siga Espírito Santo
- Compras Minas Gerais
- Compras Santa Catarina
- Procergs
- ComprasRS
- Banrisul
- ComprasNet Goiás
- BLL - Bolsa de Licitações e Leilões
- Publinexo
- Licitanet
- Compras Amazonas
- Compras Mato Grosso
- Compras Pernambuco Integrado
- Compras BR
- BNC - Bolsa Nacional de Compra
