Melhores práticas para não perder as mensagens no chat do pregão eletrônico

O chat do pregão eletrônico é uma ferramenta presente na vida de qualquer licitante – mas muitos deles ainda não compreendem toda a importância dessa forma de comunicação. Entretanto, perder mensagens enviadas neste chat pode causar a perda de boas oportunidades e até mesmo punições. É por meio do chat do pregão eletrônico que ocorre […]

Criado em 27 jun 23

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Por Cintia Preis

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Melhores práticas para não perder as mensagens no chat do pregão eletrônico

O chat do pregão eletrônico é uma ferramenta presente na vida de qualquer licitante – mas muitos deles ainda não compreendem toda a importância dessa forma de comunicação. Entretanto, perder mensagens enviadas neste chat pode causar a perda de boas oportunidades e até mesmo punições.

É por meio do chat do pregão eletrônico que ocorre a comunicação entre os licitantes e o pregoeiro no processo licitatório. Ou seja, é neste ambiente que você acompanha as mensagens e é notificado sobre todas as convocações.

Porém, é impossível ficar conectado ao chat do pregão eletrônico 24 horas por dia, não é? Essa é a grande dificuldade dos licitantes. É preciso dedicar um grande número de horas apenas fazendo o monitoramento para não perder mensagens – e sempre existem chances de descuidos.

Para ajudá-lo a resolver essa situação, vamos conferir as melhores práticas para não perder as mensagens no chat do pregão eletrônico. Confira!

O papel do chat do pregão eletrônico

Conforme acabamos de ver, o chat do pregão eletrônico é o canal de comunicação entre o pregoeiro e os licitantes. Como nesta modalidade de licitação quando o processo é online, essa é a ferramenta criada para que seja viável a troca de informações e notificações.

Na prática, são diversos os usos do chat do pregão eletrônico: disputa de lances, notificações sobre a licitação, solicitações do pregoeiro, apresentação de recursos, entre outros.

Veja um exemplo disso: encerrada a fase de disputa, o órgão promotor da compra, após análise da documentação e amostras (se for o caso), declara o vencedor. A partir desse momento, os outros licitantes, inclusive os que foram desclassificados na fase de abertura de propostas, poderão manifestar a intenção de apresentar um recurso, devidamente motivado. Na nova Lei de Licitações, é preciso estar atento, pois há a possibilidade de inversão de fases, onde a habilitação acontece primeiro (Art. 17 da Lei 14.133/2021).

Um recurso fundamentado pode mudar o rumo do contrato. E a comunicação entre licitantes e pregoeiro, ou a autoridade competente, é substancial para a execução de uma licitação justa.

Analisados os possíveis recursos interpostos, o pregoeiro adjudica o vencedor e homologa a licitação. Porém, entre uma fase e outra podem se passar vários dias – e aí que mora o problema.

O licitante deve permanecer sempre atento. Primeiramente, durante a disputa, para os lances ofertados pelos seus concorrentes. Posteriormente nas mensagens encaminhadas pelo pregoeiro ou pelo sistema durante a realização do certame.

Além disso, a atenção também é necessária horas e dias após a disputa. Horas e dias esses indeterminados. É fundamental monitorar constantemente o chat do pregão eletrônico para consultar se há mensagens ou questionamentos enviados pelo pregoeiro ou por qualquer outro participante.

Se não ficar atento, já podemos imaginar o desfecho dessa história, não é mesmo? Em bom e velho português: “perdeu” a vez!

https://www.youtube.com/watch?v=SkgGm3HlDK8

Quem utiliza o chat do pregão?

O chat do pregão eletrônico é o canal de comunicação usado por todos os licitantes que participam da disputa, e  também pelo pregoeiro – que representa o órgão contratante.

Como funciona a comunicação entre os participantes, pregoeiro e licitante?

Toda a comunicação entre participantes, pregoeiro e órgão licitante ocorre por meio eletrônico com o uso do chat do pregão eletrônico. E isso se aplica em todo o processo da licitação – desde a etapa de lances até a conclusão do certame.

O Decreto do Pregão Eletrônico (Decreto nº 10.024) prevê o uso do chat do pregão eletrônico ne negociação da proposta e em seu julgamento:

  • Negociação da proposta. Encerrada a etapa de envio de lances da sessão pública, o pregoeiro deve encaminhar, pelo chat do pregão eletrônico, contraproposta ao licitante que tenha apresentado o melhor preço para que seja obtida melhor proposta. Neste momento, o licitante terá um prazo de duas horas, contado da solicitação do pregoeiro no sistema, para envio da proposta e, se necessário, dos documentos complementares.
  • Julgamento da proposta. Depois da etapa de negociação, o pregoeiro examinará a proposta classificada em primeiro lugar quanto à adequação ao objeto e à compatibilidade do preço em relação ao máximo estipulado para contratação no edital.

O que acontece quando um licitante não responde quando é chamado no chat?

O que será que pode acontecer se você perder uma mensagem e não responder o chat do pregão eletrônico?

Infelizmente, as consequências disso podem ser bastante negativas para o licitante. Em primeiro lugar, você pode perder a chance de vencer a licitação ou ser desclassificado do certame. Mais do que isso, ainda podem ocorrer situações de penalização.

A nova lei de licitações elenca um rol de condutas que pode levar o licitante ou o contratado a ser responsabilizado administrativamente, como por exemplo: IV - deixar de entregar a documentação exigida para o certame; não manter a proposta, salvo em decorrência de fato superveniente devidamente justificado e não celebrar o contrato ou não entregar a documentação exigida para a contratação, quando convocado dentro do prazo de validade de sua proposta.

A ocorrência de infrações pelos licitantes podem acarretar nas seguintes penalidades:

  • Advertência;
  • Multa;
  • Impedimento de licitar e contratar;
  • Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar.

Para definir qual das sanções serão aplicadas são considerados a natureza e a gravidade da infração cometida, suas peculiaridades, as circunstâncias (que podem ser agravantes ou atenuantes) e os danos causados à administração pública. Além disso, ainda pode ser implantado ou aperfeiçoado um programa de integridade, conforme normas e orientações dos órgãos de controle.

Boas práticas para não perder mensagens no chat do pregão eletrônico

Veja algumas boas práticas que você pode adotar para reduzir as chances de perder mensagens no chat do pregão eletrônico:

  • Reconheça a importância do chat. O primeiro passo é reconhecer como o monitoramento do chat do pregão eletrônico é fundamental para garantir o sucesso da sua empresa nos processos de licitação. Afinal, subestimar a importância dessa comunicação é justamente uma das grandes falhas cometidas pelos licitantes.
  • Faça um monitoramento constante. Quando você está participando de um processo licitatório, é importante fazer um monitoramento constante do chat. Dessa forma, você garante que nenhuma mensagem seja perdida.
  • Faça um monitoramento constante. Quando você está participando de um processo licitatório, é importante fazer um monitoramento constante do chat. Dessa forma, você garante que nenhuma mensagem seja perdida.
  • Tenha acesso a tudo o que você precisa. Além de monitorar o chat, é importante que você tenha as principais informações necessárias disponíveis – como os documentos exigidos no edital, informações sobre os produtos, entre outras.
  • Explore as vantagens da tecnologia. As soluções digitais podem ser muito úteis para facilitar o monitoramento do chat do pregão eletrônico. Uma plataforma completa para licitantes como a Effecti inclui funcionalidades ideais para automatizar o acompanhamento de novas mensagens no chat!

Confira mais informações sobre a as penalidades neste artigo!

https://www.youtube.com/watch?v=HGQ5bF8HSOY&list=PLE2X7nCFMo31ZShwyFhBTW8xmR_qTYaoN

Ganhe eficiência com a automação do monitoramento do chat!

Você já perdeu uma licitação por não responder o chat do pregoeiro?

Se a sua resposta for sim, saiba que não está sozinho. Diariamente licitantes de todo o Brasil acabam perdendo grandes negócios ou sofrem penalizações por não conseguir acompanhar os vários chats do pregoeiro.

Mas fique tranquilo, também não é preciso ter inúmeros computadores ou perder o seu horário de almoço para fazer isso. Centralizamos todas as suas mensagens em um único lugar e te avisamos quando a sua empresa for convocada pelo pregoeiro.

Ou seja, você não precisa mais ficar com a janela do chat aberta no seu computador. Com o Monitorar você recebe envios de alertas sonoros e na sua tela, sempre que a sua empresa for citada. Assim você fica tranquilo, pois não perde mais nenhuma convocação ou prazo legal.

  • + 117 mil Licitações Monitoradas em 2020
  • + 55 mil Mensagens Monitoradas por Minuto

Você já imaginou se não precisasse mais acompanhar manualmente as mensagens nos diversos portais de compras? Isso pode se tornar realidade com a plataforma Minha Effecti!

A Minha Effecti centraliza todas as mensagens em um único ambiente e emite alertas quando sua empresa for convocada pelo pregoeiro. Desta forma você reduz as chances de perder grandes negócios e sofrer penalizações por não responder o chat.

Veja os principais benefícios da funcionalidade de Monitoramento da Minha Effecti:

  • Alertas. Receba alertas visuais e sonoros sempre que a sua empresa for citada no chat dos pregões, garantindo que não perca nenhuma convocação ou prazos legais.
  • Prioridades. Todas as atualizações são destacadas em diferentes cores ajudando você a focar no que realmente precisa ser resolvido primeiro.
  • Mensagens. Nossa solução possui uma divisão clara entre as mensagens lidas e não lidas de uma licitação, assim você não perde tempo lendo a mesma mensagem mais de uma vez.
  • Agilidade. Destacamos o nome da sua empresa e as palavras-chave encontradas nas mensagens para facilitar a localização do que realmente interessa.
  • Monitoramento. Tenha a possibilidade de centralizar o monitoramento de um grupo de empresas em um único ambiente, ideal para quem presta consultoria, possui filiais ou mais empresas.
  • Suporte. Possuímos canais exclusivos para atendimento de suporte, visando sempre o sucesso do seu negócio.
https://www.youtube.com/watch?v=qjo5b9f67Lc

Como o monitoramento de chat contribui com os resultados de grandes empresas

Para a Boston Scientific o maior problema enfrentado no ramo das licitações era conseguir acompanhar todas as mensagens do pregoeiro de maneira efetiva.

Thalita Sestarolli – Especialista de Licitações na Boston, conta que todo o processo era feito de maneira manual, o que demandava muito esforço da equipe para a atividade:

“Tínhamos dificuldade em realizar o acompanhamento de todos os chats que estavam em andamento, fazíamos isso de forma manual, e precisávamos dispor de mais recursos da equipe para esta atividade.” -Thalita Sestarolli    

Monitorar cada pregão em diferentes sites de licitação é uma tarefa complexa e que exige muita atenção. Estar atento a todos os chats dos pregões que a Boston participava era um dos maiores desafios enfrentados pela equipe da Thalita.

Foi a partir desta necessidade que a empresa buscou uma ferramenta de automação para organizar todo o processo e ter maior controle sobre os chats.

“Foi justamente a necessidade de ter um Monitoramento de Chat mais eficaz, de forma a otimizar o tempo que levávamos para acessar a todos os portais/chats, além de ter maior precisão na comunicação. Optamos pela Effecti pelo fato de ser a plataforma mais completa e com mais funcionalidades.” -Thalita Sestarolli

Atualmente a Boston Scientific faz uso das 4 etapas do processo licitatório que são otimizadas pela Minha Effecti. Porém a empresa destaca que o alto desempenho do Monitoramento de Chat foi fator decisivo para a implementação das demais funcionalidades.

“Utilizamos o Monitoramento de Chat, a Carga Automática de Propostas, e o Robô de Lances. O Monitoramento de Chat foi nossa primeira necessidade, e diante de seu resultado altamente positivo, decidimos implementar os demais recursos. Todos os recursos mencionados acima, otimizaram os nossos resultados operacionais e contribuíram para uma participação mais efetiva em pregões e consequentemente mais vantajosa para o mercado público.” -Thalita Sestarolli

Para a Altermed, empresa do setor de medicamentos, o monitoramento de chat também auxiliou no processo de licitação.

“O monitoramento dos chats dos portais também trazem significativa ajuda, antes tínhamos que ficar monitorando manualmente os chats dos principais processos, não conseguimos acompanhar todos, hoje temos as informações de basicamente todos, e esta informações agregam muito valor, temos muitos processos em que vencedores são inabilitados e os itens são passados para os próximos colocados, sem o monitoramento não tínhamos como acompanhar em tempo real estes repasses ou solicitações adicionais que por vezes são exigidas.” – Maicon Cordova Pereira

https://www.youtube.com/watch?v=415jvnf37fE&t=62s

São 17 portais de licitações monitorados pela Minha Effecti – alcançando mais de 148 mil licitações monitoradas até o momento em 2021 e mais de 100 mil mensagens monitoradas a cada 5 minutos.

Veja quais são os portais monitorados:

  1. ComprasNet
  2. ComprasNet Cotação Eletrônica
  3. BEC – Bolsa Eletrônica de Compras de São Paulo
  4. ComprasAM – Portal de Compras do Estado do Amazonas
  5. ComprasMG – Portal de Compras do Estado de Minas Gerais
  6. Licitações-e
  7. Compras Públicas
  8. ComprasNetGO – Portal de Compras do Governo do Estado de Goiás
  9. Siga ES – Portal de Compras do Governo do Estado do Espírito Santo
  10. Banrisul
  11. ComprasPE Integrado – Portal de Compras Integrado do Estado do Pernambuco
  12. Siga MT – Portal de Compras do Estado do Mato Grosso
  13. ComprasSC – Portal de Compras do Governo de Santa Catarina
  14. Siga Rio de Janeiro
  15. BLL – Bolsa de Licitações do Brasil
  16. Compras Rio Grande do Sul
  17. Procergs 
  18. Publinexo

Você gostou das dicas para monitorar as mensagens no chat do pregão eletrônico? Quer conhecer melhor as funcionalidades da Minha Effecti? Então visite nossa página e solicite sua demonstração gratuita!

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