Participar de processos licitatórios pode ser uma ótima oportunidade para a empresa entrar em uma nova parcela do mercado. No entanto, as dúvidas a respeito dos documentos para habilitação em licitação são um dos maiores desafios enfrentados pelos interessados em se tornar licitantes.

A habilitação é a fase da licitação em que se verifica o conjunto de informações e documentos necessários e suficientes para demonstrar a capacidade do licitante de realizar o objeto da licitação. É dever da Administração Pública exigir os documentos de habilitação compatíveis com o ramo do objeto licitado ao realizar procedimentos licitatórios, garantindo que a empresa vencedora está em situação regular, além de possuir a qualificação técnica e a capacidade econômico-financeira para participar.

Assim, a habilitação é uma fase essencial para garantir o sucesso da sua inscrição no processo licitatório, sendo que a falha em apresentar documentos, assim como a inclusão de documentos inválidos, pode resultar na desclassificação do licitante no edital. Por isso, é importante ter muito cuidado na hora de enviar a documentação, pois após a entrega dos documentos para habilitação, não será permitida a substituição ou a apresentação de novos documentos.

As condições de habilitação serão definidas no edital, mas é sempre bom saber o que esperar para se antecipar, não é mesmo? Para ajudar você a estar preparado para este procedimento, elaboramos um checklist com os principais documentos para habilitação em licitação. Confira a seguir:

Checklist: documentos para habilitação em licitação

1. Habilitação jurídica

São os documentos para habilitação em licitação mais básicos. A habilitação jurídica visa demonstrar a capacidade de o licitante exercer direitos e assumir obrigações, e a documentação a ser apresentada por ele limita-se à comprovação de existência jurídica da pessoa e, quando cabível, de autorização para o exercício da atividade a ser contratada. Assim, são pedidos os documentos de:

  • Ato Constitutivo (contrato social, estatuto social ou requerimento de empresário) em vigor devidamente inscrito na Junta Comercial e todas as suas alterações. Em caso de Sociedades Comerciais por ações, deverá ser apresentado acompanhado de ata de eleição de seus administradores e, para Sociedades Civis, deve ser acompanhado de prova de diretoria em exercício. Para Empresa Individual, é o Registro Comercial;

  • Procuração dos respectivos representantes nas licitações;

  • Documentos dos Sócios;

  • Documentos do Representante Legal;

Decreto de Autorização, quando tratar-se de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no País.

2. Regularidade fiscal, social e trabalhista

São os documentos para habilitação em licitação que comprovam que o licitante está em situação regular perante suas obrigações com a legislação tributária federal, estadual, municipal, seguridade social e o fundo de garantia por tempo de serviço. São eles:

  • Prova de inscrição no Cadastro de Pessoas Física e Jurídica, ou CPF e CNPJ, expedidos pela Secretaria da Receita Federal;

  • Prova de Inscrição no cadastro de contribuintes ICMS/ISS, com Inscrição Estadual ou Municipal, relativo ao domicílio ou sede do licitante, pertinente ao seu ramo de atividade e emitida pela Secretaria de Estado da Fazenda e Planejamento;

  • Prova de Regularidade com a Fazenda Federal, com Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais emitida pela Receita Federal, com validade de 180 dias, ou pelo site de 30 dias;

  • Prova de Regularidade com a Fazenda Estadual, emitida pela Secretaria da Fazenda Estadual, com validade de 90 dias;
  • Prova de Regularidade com a Fazenda Municipal, emitida pela Secretaria de Estado Municipal da sua cidade;
  • Prova de Regularidade com a Procuradoria da Fazenda Nacional, Certidão Quanto a Dívida Ativa da União, emitida pela Procuradoria da Fazenda Nacional com validade de 180 dias, ou 30 dias pelo site;

  • Certidão negativa de débitos Trabalhista;

  • Certidão negativa de débitos do FGTS, solicitada em qualquer agência da Caixa Econômica Federal ou por meio eletrônico no site da Caixa, com validade de 30 dias;

Prova de Regularidade com a Seguridade Social, Certidão Negativa de Débitos – CND emitida pelo INSS ou pelo site, com validade de 60 dias.

3. Qualificação técnica

São os documentos para habilitação em licitação que comprovam os requisitos profissionais que a empresa possui para executar o objeto do edital. Podem ser genéricos ou específicos, mas devem demonstrar a capacidade técnica da empresa para executar o objeto da licitação. São eles:

  • Atestado(s) de Capacidade Técnica Profissional, expedido por órgão governamental ou empresa privada, o qual em seu corpo venha discriminado de forma clara, contendo características, quantidades e descrição do material ou serviço prestado;

  • Atestado(s) de Capacidade Técnica Operacional, expedido por órgão governamental ou empresa privada, o qual em seu corpo venha discriminado de forma clara, contendo características, quantidades e descrição do material ou serviço prestado;

  • Inscrição na entidade profissional competente do profissional apresentado, detentor de atestado de responsabilidade técnica, quando for o caso;

  • Registro em órgão regulamentador;

  • Prova do atendimento de requisitos previstos em lei especial, quando for o caso;

  • Declaração de que o licitante tomou conhecimento de todas as informações e das condições locais para o cumprimento das obrigações objeto da licitação.

4. Qualificação econômico-financeira

Documentos para habilitação em licitação que demonstram ao órgão licitante que a empresa, caso vencedora, terá capacidade para cumprir com o contrato. São eles:

  • Balanço Patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício, ou balanço de abertura;

  • Exigência de Certidão Negativa de Falência, Concordata e de execução patrimonial;

  • Garantia, que poderá ser em depósito prévio a data de realização da licitação de até 1% do valor do contrato a ser licitado;

  • Capital Social mínimo até o limite de 10% do valor total do contrato;

Índices de Liquidez, definidos no edital e obtidos por meio das informações do balanço patrimonial.

5. Outros documentos para habilitação em licitação

São declarações frequentemente exigidas em editais, feitas pela própria empresa e assinadas pelo representante legal com base em um modelo anexo na convocação. Os mais comuns são:

  • Declaração de Superveniência de Fatos Impeditivos;

  • Declaração de que cumpre as exigências de reserva de cargos para pessoa com deficiência e para reabilitado da Previdência Social, previstas em lei e em outras normas específicas;

  • Declaração de Emprego de Menores

  • Declaração sobre Trabalho Forçado e/ou Degradante;

  • Declaração de Elaboração independente de Proposta;

  • Declaração de Renúncia de Vistoria; 

  • Carta de Credenciamento.

Manter os documentos organizados e em dia é essencial para garantir uma fase de habilitação tranquila.

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