Como Vencer Mais Licitações Automatizando Processos

Como Vencer Mais Licitações Automatizando Processos

 

Você sabia que a maioria das empresas que vendem para o governo contam com sistemas que automatizam determinados processos repetitivos ou muito trabalhosos? Isso para que consigam reduzir custos e aumentar a sua competitividade.
Um dos processos comumente automatizados é o chat dos pregões eletrônicos, com o uso de tecnologias para ler e interpretar as mensagens sem a necessidade de um operador humano.

As mensagens nos chats dos pregões acontecem geralmente após a fase de lances, quando o pregoeiro começa a convocar os fornecedores para algumas situações, as mais comuns são:

  • Solicitar a proposta comercial da empresa vencedora de um determinado item;
  • Algumas categorias de pregões exigem que seja enviada amostra do produto e, somente após a validação, é homologado o item para o fornecedor vencedor, esta solicitação de amostra também acontece através do chat;
  • Algumas vezes o valor que a empresa vencedora ofertou para um item está acima do valor de mercado, o pregoeiro envia mensagens ao fornecedor pelo chat solicitando a negociação de valores;
  • Em determinadas situações a empresa vencedora de um item pode ser desclassificada (por inúmeros motivos) e o pregoeiro utiliza o chat para convocar o 2º e 3º colocados.

Muitas vezes o tempo dado para responder estas solicitações no chat é de poucos minutos, geralmente entre 5 e 10

Para uma empresa que participa de muitas licitações ao mesmo tempo, em diversos portais de compras distintos, é muito difícil responder em tempo hábil. Quando a empresa não responde a uma convocação, além de ser desclassificada de um item que já havia ganho na fase de lances, corre sério risco de ser penalizada e impedida de participar de outras licitações.

Tivemos um relato de uma empresa que foi penalizada por não responder a uma dessas convocações no dia 23 de dezembro, período este que estava de férias. A penalização saiu 6 meses depois, em um período que o governo compra muito, foram impedidos de licitar por 3 meses, gerando um prejuízo enorme. Recorreram duas vezes mas quem os penalizou também é quem analisa o recurso, o que dificulta a reversão da mesma, alegaram não ser uma punição e sim uma forma de “educar”.

encontrar editais de licitações

Então, contar com automações neste processo é de suma importância, muitas empresas aumentam o faturamento pois acabam entrando em negociações que nem imaginavam, após os primeiros colocados na fase de lance serem desclassificados, foram convocadas via chat vários dias após a disputa da licitação.

Outro caso é a redução de custos, imagina uma empresa que participa de mais de 100 licitações ao mesmo tempo, terá que ter vários operadores só checando as mensagens em vez destes operadores estarem disputando pregões, analisando editais ou outras tarefas mais rentáveis.

O terceiro ponto que enxergamos como vantagem é mitigar as chances de serem penalizados por não responder.

Resumindo, a automação deste processo ajuda a aumentar o faturamento com oportunidades não esperadas, reduz custos realocando a equipe para tarefas mais rentáveis e traz mais segurança com as questões de punições.
Em relação ao período de férias, o que muitas empresas fazem é baixar o aplicativo de monitoração de chat em seus celulares, assim que a empresa é convocada recebem um alerta e se for algo urgente é que tomam as devidas providências, desta forma não precisam manter plantonistas nas semanas de férias coletivas.

Outra grande vantagem de utilizar um sistema para monitorar as mensagens dos pregoeiros é a possibilidade de centralizar em uma única tela o chat de diversos sites de pregões eletrônicos distintos.

Os principais portais são atendidos pela solução da Effecti, centralizando as mensagens de 11 portais num único ambiente, são eles:

  • ComprasGovernamentais ou também conhecido como ComprasNet
  • Licitações-e portal do Banco do Brasil
  • Compras Públicas antigo portal Cidade Compras
  • Bec – Bolsa Eletrônica de Compras do estado de São Paulo
  • ComprasMG de Minas Gerais
  • ComprasGO de Goiás
  • ComprasAm da Amazonas
  • ComprasPE do Pernambuco
  • Estado do Rio Grande do Sul os portais Banrisul, ComprasRS e Procergs.

Outras automações também são muito úteis para empresas que licitam, é possível por exemplo, automatizar o processo de análise de editais, estes sistemas buscam editais que são relacionados a área de atuação da empresa. Automações de digitação da proposta, onde é possível reduzir em até 80% o tempo gasto com esta tarefa. Geração da proposta comercial com a assinatura do proprietário da empresa digitalizada, desta maneira o proprietário consegue se ausentar da empresa em alguns momentos sem que o restante da equipe pare de operar e também a polêmica automação de lances, também conhecida como lances automáticos ou robô de lances, onde sistemas identificam os lances de concorrentes e rapidamente cobrem com um lance melhor, este tipo de aplicação é considerada polêmica pois órgãos públicos fazem ações para reprimi-las, mas não existe nenhuma lei que as proíbe atualmente.

Agora que você já conhece todos os benefícios de automatizar os processos licitatórios, solicite um teste gratuito dos nossos sistemas clicando aqui e usufrua de tudo que a tecnologia tem para te oferecer! 😉

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