Balanço patrimonial para licitação: qual exercício apresentar?

O balanço patrimonial para licitação é o documento contábil que comprova a capacidade financeira da empresa na habilitação econômico-financeira. Pela Lei 14.133/2021, o edital pode exigir o balanço, a demonstração do resultado e as demais demonstrações contábeis dos 2 últimos exercícios sociais (art. 69, I). A dúvida mais comum é qual ano conta como "último exercício", e a resposta depende da data da licitação e do prazo de entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD).

Errar o exercício é uma das causas mais frequentes de inabilitação. Há empresas que apresentam um balanço antigo quando o novo já era exigível e outras que correm para fechar o balanço do ano anterior antes do prazo, sem necessidade. Este guia mostra qual exercício apresentar em cada período do ano, o que muda para empresa nova, Simples Nacional e MEI, e como o TCU tem decidido.

Resposta rápidaApresente os balanços dos 2 últimos exercícios já exigíveis. Na regra mais aplicada pelo TCU, o balanço de um ano passa a ser exigível depois do prazo da ECD, que vence no último dia útil de junho do ano seguinte. Assim, em uma licitação de julho a dezembro de 2026, valem os exercícios de 2025 e 2024; de janeiro até o fim de junho de 2026, salvo regra diferente no edital, valem 2024 e 2023. Empresa com menos de 2 anos apresenta só o último exercício, e empresa criada no ano da licitação pode usar o balanço de abertura.

O que a Lei 14.133 exige na habilitação econômico-financeira

O art. 69 limita o que o órgão pode pedir para comprovar a saúde financeira do licitante:

• Documentos contábeis: balanço patrimonial, demonstração de resultado do exercício e demais demonstrações dos 2 últimos exercícios sociais.

• Certidão negativa de falência expedida pelo distribuidor da sede da empresa.

• Índices econômicos previstos no edital e justificados no processo, como liquidez geral, liquidez corrente e solvência geral.

• Capital mínimo ou patrimônio líquido mínimo de até 10% do valor estimado, nas compras para entrega futura e em obras e serviços (art. 69, § 4º).

• Declaração de contador atestando o atendimento dos índices, quando o edital pedir (art. 69, § 1º).

A mesma regra proíbe exigir faturamento mínimo anterior e índices de rentabilidade ou lucratividade (art. 69, § 2º). Exigências fora desse rol podem ser questionadas por impugnação ou pedido de esclarecimento antes da sessão.

Qual exercício apresentar? A regra do balanço exigível

A lei fala em "2 últimos exercícios sociais", mas não diz a partir de quando o exercício recém-encerrado passa a contar. Como o balanço precisa de tempo para ser fechado e escriturado, a Administração só pode exigir o balanço que já é exigível. Duas datas disputam essa referência:

• 30 de abril: pelo art. 1.078 do Código Civil, os sócios aprovam as contas nos 4 meses seguintes ao fim do exercício. O TCU chegou a adotar essa data no Acórdão 1.999/2014-Plenário.

• Último dia útil de junho: é o prazo de entrega da ECD, previsto na Instrução Normativa RFB 2.003/2021. Para o ano-calendário de 2025, o prazo terminou em 30 de junho de 2026.

O entendimento que predomina no TCU, segundo análise do escritório Schiefler Advocacia, é que o edital deve definir a data; no silêncio do edital, vale o prazo da ECD. No Acórdão 2.293/2018-Plenário, o Tribunal entendeu que o balanço do ano anterior só pode ser exigido quando a convocação para a habilitação ocorrer depois desse prazo. As decisões foram tomadas sob a Lei 8.666, mas a lógica continua sendo usada com a Lei 14.133: não se exige um documento antes de terminar o prazo para produzi-lo.

Leia a cláusula do edital antes de tudoSe o edital fixar a data de referência, como 30 de abril, é ela que vale para aquela licitação. Quando a empresa discorda da regra, o momento de contestar é antes da sessão, por impugnação. Depois da disputa, a exigência vincula todos os participantes.

Se a sua empresa já transmitiu a ECD do ano anterior antes do prazo, ela pode apresentar esse balanço mais recente quando o edital não vedar, mas não pode ser inabilitada por deixar de apresentá-lo antes de ele ser exigível.

Os índices precisam ser atendidos nos dois exercícios?

Em regra, não. No Acórdão 2.418/2026-Plenário, o TCU entendeu que a referência aos 2 últimos exercícios autoriza a Administração a examinar até dois anos, mas não obriga que liquidez, capital circulante líquido e patrimônio líquido mínimo sejam atendidos em cada um deles. A análise deve recair, como regra, sobre o último exercício, e exigir o atendimento nos dois anos precisa de justificativa.

Na prática, a empresa entrega os dois balanços, mas a aprovação costuma depender dos índices do mais recente. Para conferir as fórmulas e simular o resultado, use o guia sobre índices contábeis em licitação.

Casos especiais: empresa nova, Simples Nacional e MEI

Empresa nova

A empresa criada no exercício da licitação deve cumprir todas as exigências de habilitação, mas pode substituir os demonstrativos pelo balanço de abertura. A que já encerrou um exercício e tem menos de 2 anos apresenta apenas esse exercício. Os detalhes estão no guia sobre empresa nova em licitação.

Simples Nacional

A dispensa da ECD para optantes do Simples Nacional é uma regra fiscal e não elimina o balanço na licitação. Quando o edital exige demonstrações contábeis, a empresa precisa tê-las. Na prática, ela pode transmitir a ECD de forma facultativa ou apresentar o livro Diário com o balanço autenticado na Junta Comercial. Segundo a consultoria Zênite, o edital pode exigir o registro na Junta Comercial ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas para dar validade ao documento perante terceiros.

MEI

O MEI é dispensado de escrituração contábil para fins fiscais, mas o TCU deu ciência a um órgão, no Acórdão 2.586/2024-Plenário, de que o microempreendedor individual deve apresentar o balanço quando ele for exigido na licitação. Edital que isenta só o MEI dessa exigência também já foi considerado irregular pelo Tribunal. Veja as demais regras em MEI em licitação.

Nas contratações para entrega imediata e nas de valor inferior a 1/4 do limite de dispensa para compras, que em 2026 é de R$ 16.373,03, a documentação de habilitação pode ser dispensada total ou parcialmente (art. 70, III). Confira os valores atualizados da Lei 14.133.

Organize os documentos de habilitação antes do edital

Com a Minha Effecti, você encontra licitações compatíveis com o perfil da sua empresa e organiza editais, prazos e documentos em um só lugar. Assim, a equipe sabe com antecedência qual balanço cada edital pede e não perde a disputa por um documento do ano errado.

O que o TCU aceita e o que recusa

O guia de licitações do TCU reúne as regras sobre a forma do balanço:

• Balancete e balanço provisório não servem para cumprir a exigência dos exercícios encerrados.

• Balanço intermediário é admitido, diferentemente do balancete.

• As demonstrações devem ser assinadas por contador habilitado e pelo representante da empresa.

• Consórcios somam os valores das contas das empresas, e não os índices de cada uma.

• Capital mínimo e patrimônio líquido mínimo não podem ser exigidos de forma cumulativa, conforme a Súmula 275 do TCU.

O mesmo guia registra que, no Acórdão 282/2024-Plenário, o TCU considerou irregular inabilitar uma empresa sem permitir a juntada de um balanço que faltava, por violar os arts. 59 e 64 da Lei 14.133. Se o documento já existia na data da sessão, a falha pode ser corrigida em diligência.

Checklist do balanço antes de enviar a proposta

1. Identifique a data de referência no edital: prazo da ECD, 30 de abril ou outra regra.

2. Confirme os exercícios exigíveis na data em que a habilitação será feita, e não na data da publicação do edital.

3. Separe balanço, DRE e demais demonstrações de cada exercício, com termos de abertura e encerramento.

4. Verifique a forma de autenticação: recibo de entrega da ECD ou registro na Junta Comercial, conforme o caso.

5. Confira as assinaturas do contador e do representante legal.

6. Calcule os índices exigidos com os números do último exercício antes da sessão.

7. Mantenha o SICAF atualizado quando o edital aceitar o registro cadastral. Veja o guia do SICAF.

O balanço é apenas uma parte da habilitação. Revise também certidões e documentos técnicos no checklist de documentos para habilitação.

Perguntas frequentes sobre balanço patrimonial em licitação

Qual balanço apresentar em uma licitação em 2026?

Até o fim de junho de 2026, salvo regra diferente no edital, os exercícios de 2024 e 2023. A partir de julho de 2026, depois do prazo da ECD do ano-calendário 2025, os exercícios de 2025 e 2024.

O balanço patrimonial tem validade?

Não existe um prazo de validade fixo. O que muda é qual exercício é exigível: o balanço deixa de servir quando o exercício seguinte se torna exigível pela data de referência do edital ou pelo prazo da ECD.

A Lei 14.133 exige balanço de 1 ou de 2 exercícios?

O art. 69, I, permite exigir os 2 últimos exercícios sociais. Empresas constituídas há menos de 2 anos apresentam apenas o último (art. 69, § 6º).

Empresa do Simples Nacional precisa apresentar balanço?

Sim, quando o edital exige. A dispensa da ECD é fiscal e não afasta a exigência da licitação. A empresa pode usar ECD facultativa ou livro registrado na Junta Comercial.

MEI precisa apresentar balanço patrimonial?

Quando o edital exige, sim. O TCU entendeu, no Acórdão 2.586/2024-Plenário, que o MEI deve apresentar o balanço exigido na licitação, mesmo sendo dispensado de elaborá-lo para fins fiscais.

Balancete substitui o balanço na licitação?

Não. Balancetes e balanços provisórios não são aceitos para cumprir a exigência dos exercícios encerrados. Balanços intermediários podem ser admitidos.

Posso ser inabilitado por apresentar o balanço errado?

Pode, mas se o balanço correto já existia na data da sessão, a Administração deve permitir a correção por diligência antes de inabilitar, conforme os arts. 59 e 64 da Lei 14.133.